Những người phụ đề chuyên nghiệp thường làm việc với phần cứng và phần mềm máy tính chuyên dụng, nơi video được lưu trữ kỹ thuật số trên đĩa cứng, giúp mỗi khung hình có thể truy cập được ngay lập tức. Bên cạnh việc tạo phụ đề, người phụ đề thường cho phần mềm máy tính biết chính xác vị trí mà mỗi phụ đề sẽ xuất hiện và biến mất. Đối với phim điện ảnh, nhiệm vụ này thường được thực hiện bởi các kỹ thuật viên riêng biệt. Kết quả là một tệp phụ đề chứa phụ đề thực tế và các điểm đánh dấu vị trí cho biết vị trí mỗi phụ đề sẽ xuất hiện và biến mất. Các điểm đánh dấu này thường dựa trên mã thời gian nếu đó là tác phẩm dành cho phương tiện điện tử (ví dụ: TV, video, DVD) hoặc dựa trên thời lượng phim (được đo bằng feet và khung hình) nếu phụ đề được sử dụng cho phim điện ảnh truyền thống.

Tệp phụ đề đã hoàn thành được sử dụng để thêm phụ đề vào hình ảnh:

• trực tiếp vào hình ảnh (mở phụ đề);
• được nhúng vào khoảng dọc và sau đó được người dùng cuối chồng lên hình ảnh với sự trợ giúp của bộ giải mã bên ngoài hoặc bộ giải mã được tích hợp trong TV (phụ đề đóng trên TV hoặc video);
• hoặc được chuyển đổi (kết xuất) sang đồ họa tiff hoặc bmp mà sau đó được thiết bị của người dùng cuối chồng lên hình ảnh (phụ đề đóng trên DVD hoặc như một phần của chương trình phát sóng DVB).

Phụ đề cũng có thể được tạo bởi các cá nhân bằng cách sử dụng phần mềm tạo phụ đề có sẵn miễn phí như Subtitle Workshop cho Windows, MovieCaptioner cho Mac/Windows và Subtitle Composer cho Linux, sau đó mã hóa chúng thành tệp video bằng các chương trình như VirtualDub kết hợp với VSFilter . cũng có thể được sử dụng để hiển thị phụ đề dưới dạng softsub trong nhiều phần mềm phát video .

Đối với Webcasting kiểu đa phương tiện , hãy kiểm tra:

• Ngôn ngữ tích hợp đa phương tiện đồng bộ SMIL ;
• Văn bản được tính thời gian DFXP .

Phụ đề tự động

Một số chương trình và phần mềm trực tuyến cho phép tạo phụ đề tự động, chủ yếu sử dụng tính năng chuyển giọng nói thành văn bản.

Ví dụ: trên YouTube, phụ đề tự động có sẵn bằng tiếng Anh, tiếng Hà Lan, tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Ý, tiếng Nhật, tiếng Hàn, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Nga, tiếng Indonesia, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Thổ Nhĩ Kỳ, tiếng Ukraina và tiếng Việt. Nếu phụ đề tự động có sẵn cho ngôn ngữ đó thì chúng sẽ tự động được xuất bản trên video.